办公室职责分工及责任(中小型民营企业办公室工作职责)
(一)考勤考绩考核管理:利用指纹机或钉钉等打卡,月度统计员工出勤、迟到、早退、请假、仪容仪表检查纠正(工作着工装及劳动保护)等情况,汇总成月度考勤表,经领导审核批准后,转给财务做工资用。另外,负责企业督考工作(如果没有督考办),需要按照领导指示精神,对企业确定重点工作进行督导考核,对员工违规违纪行为,提出批评教育或处罚或除名等建议,提交公司高层会议议定。
(二)人资管理:员工招聘,入职教育培训,入职建立员工档案,用工劳动合同签订,薪资内部流程审批,办理员工养老、医疗、意外伤害保险,员工离(辞)职手续办理(个人申请、工作及物品交接单、离职审批表、解除劳动合同书、个人承诺书等)。
(三)档案管理:
1. 人事档案:上述人资管理部分涉及的所有表格、合同等。
2. 文件档案:企业文件撰稿、登记、下发。企业员工工作总结收集存档。上级来文或其他来函承接,及转办、存档等。一般每年的年终,都做一次档案收集工作,把各部门、科室档案进行统一收集、存档。
3. 合同档案:按年分类存档,统一编号,收到合同后先统一登记,由呈交人签字,然后编号(一般是XXX-2021-001),随后是填写合同要览通知书(包括时间,日期,金额,要约等基本信息),填好后转给财务(利于财务掌握应收账款情况,避免漏统漏收)。随档案制作一本合同借用登记本,用于合同借阅审批及登记。
4. 设备档案:设备采购时,收集说明书、合格证、保修单,如果有随机备件要入库,在档案中记录,自己制作设备维修登记本,记录设备维修基本情况(日期、维修人、更换件等内容)。
5. 成本档案:记录单位每月消耗水、电、暖费用,耗材(耗料)使用情况,租赁费用消耗情况,收集所有与成本相关内容,每月或每季度做各项汇总,向总经理汇报,也可上班子会,进行成本分析使用。
6. 车辆档案:车辆大绿本、保险单、备用钥匙、维修记录等内容。要用电子表格做全部车辆的基本信息汇总表(包括:车辆型号、车牌照号码、发电机号、架子号、登记日期、保险日期、检验日期等),随车制作使用登记本一本(使用起止日期、使用人、使用用途、使用人签字等,有使用记录便于掌握车辆违章情况,一般是谁违章谁负责消分和罚款)
7. 固定资产档案:盘点企业所有非消耗类工器具、设备设施。采购固定资产登记簿(登记资产基本信息,如设备名称、存放地点、保管人等)
8. 食堂档案:记录食堂每日消耗,如采购食材调料、米面粮油等情况,就餐人员情况,炊具使用情况,卫生检查表(不定期抽查卫生,如环境卫生和炊器具、冰箱冷库)等。重点是采购登记和抽检,一般食堂后厨要多安装全角度摄像头。
9. 耗材档案:记录企业耗材采购(采购人、数量、品牌、型号、采购日期、采购单价等),记录耗材领用情况(领用人、领用日期、领用数量、领用人签字等)
10. 客户档案:建立客户详细档案,记录客户基本信息,随时更新,负责与客户沟通联系,及订单公关等。
11. 证照档案:收集企业证照资料,妥善保存,规范借用。包括企业获得荣誉证书、奖杯等资料。
(四)文秘工作
企业所有对内、对外文件的起草,领导讲话稿的起草,新闻稿件起草等所有涉及文字类的内容。
(五)会议管理
搞好会议室卫生,按照领导吩咐做好会务管理,会前通知、参会人名牌制作和摆放、议题征集、文件准备、会后会议纪要撰写(或会后议定内容落实情况督促),会中照相及会后宣传工作(如需要宣传)。大会:年度述职大会、企业年会,需要多部门配合完成。
(六)库房管理
在盘库的基础上,对库房物品分类清晰后,进行规范、整齐摆放,制作分类标牌,写清品类数量等,一般耗材类单独摆放,非耗材类一起摆放,分类分区要科学,同类物品摆放时一般是5个一组,或品字形摆放,既好看有便于盘库清点数量。建立耗材领用登记簿和工具等物品借用登记簿。一般企业烟酒等给客户礼品库需要单独设置。单独建立领用登记簿。
(七)证照管理
负责企业证照管理,详细登记检验、延期等信息。同时,负责资质证照的检验、变更等手续办理。
(八)车辆管理
负责企业车辆检验、保险续费、使用管理、油料卡续费和车辆加油、车辆维修管理等。
(九)公章管理:保管除财务章以外的公章,严格按照制度执行,严格按照涉及审批流程用章,实行用章登记制度(总经理用章也得严格登记)。
(十)卫生管理:企业厂区环境卫生,厕所、会议室卫生管理,领导办公室卫生管理,厂区绿植管理(浇水、冬季防护等)
(十一)办公设备管理:厂区涉及的办公电脑、打印机、复印机、考勤机等办公设备管理,维修、维护等内容。
(十二)内务管理:重点是员工宿舍和厂区各办公室安全管理等内容(备用钥匙要有,随时可以开门检查、检修)
(十三)安保管理:加强对安保设施检查、维护。管理保安人员(如果有),做好来客登记,节假日值班安排,夜间厂区安全保卫等工作。
二、企业组织、宣传、培训工作
(一)协助总经理抓企业文化建设。
(二)员工团建和处理员工关系及员工关爱。
(三)做好企业内宣展板更新维护、企业内、外宣传工作。
(四)企业网站、公众号运营维护、续费等工作。
(五)做好企业员工入职培训及其他培训组织工作。
三、其他管理类工作
(一)接待:企业来客户、来职能部门时候,组织接待工作,重点是来人端茶倒水,基本礼仪及与领导对接,负责客户就餐安排,住宿安排(如需)
(二)买票:公司出差人员车票、机票网购,来公司客户车票购买等。
(三)外联:处理与政府主管部门的联系对接,处理与企业友好单位的联系对接,处理好企业与有关商协会的关系,联系企业法务人员,做好合同等重要文本审核工作或者涉企诉讼应诉工作。
(四)采购:办公用品采购、食堂米面粮油及调料采购监督,及领导交办的采购工作任务等。